MyDOCS
La gestione documentale al servizio delle imprese

MyDOCS permette la gestione elettronica e l'archiviazione di tutti i documenti aziendali. Il prodotto viene fornito in modalità di servizio permettendo la gestione di tutto il ciclo di vita del documento fino alla conservazione sostitutiva a norma di legge. Tutto questo avviene con la minima invasività e la massima integrazione con l'infrastruttura aziendale.

I Vantaggi

• Consente la gestione di grandi volumi di documenti sempre disponibili e con facilità di ricerca, gestione integrata di fax ed e-mail, libertà nella definizione delle chiavi e delle regole di archiviazione;
• Migliora la gestione dei Clienti, rendendo immediatamente accessibili tutti i documenti;
• Permette di acquisire e rivedere una pratica in pochi minuti incrementando l’efficienza operativa e la produttività del personale;
• Elimina gli oneri di gestione grazie alla disponibilità di erogazione in modalità ASP;
• Garantisce la piena integrazione con gli applicativi ERP più diffusi.

Il servizio

• Archivio documentale in Internet Data Center
• Servizi di attivazione e formazione
• Servizio di Help Desk e Assistenza Remota
• Appliance in comodato d’uso per la gestione automatica delle regole per la cattura degli spool e relativo trasferimento automatico dei documenti sul database documentale.

Le funzionalità

Il sistema MyDOCS permette l’inserimento di documenti cartacei attivando la relativa funzionalità di scansione, o di qualsiasi altro documento prodotto o ricevuto in formato elettronico. Tra i principali documenti si elencano: PDF, TIFF, documenti Office quali Word, Excel, PowerPoint e documenti tecnici come Autocad.

I documenti inseriti in MyDOCS, indifferentemente se provenienti da supporto cartaceo, elettronico o spool, vengono inseriti nelle relative classi documentali. I vari documenti possono essere legati tra di loro mediante la definizione di strutture logiche. Ad esempio il dossier “Clienti” potrebbe contenere fatture, corrispondenza, solleciti e contratti inerenti a quel particolare cliente. E’ possibile anche un legame trasversale tra documenti diversi, creando così una legame logico tra due o più documenti.

Firma digitale dei documenti

Tutti i documenti elettronici presenti nel sistema possono essere firmati digitalmente mediante apposite funzioni. E’ possibile inoltre certificare esattamente la data e l’ora esatta in cui è avvenuta l’operazione di firma apponendo, sul file firmato, una marca temporale.

Workflow

Le funzioni di workflow permettono di automatizzare i flussi di lavoro aziendali mediante il passaggio delle informazioni.
Il software di workflow colloquia con il sistema documentale, per cui:

• un’istanza di processo di Workflow può essere iniziata da un’azione su MyDOCS, mediante l’inserimento di un documento;
• Il sistema può inviare ai processi di workflow dati e documenti;
• Il sistema può ricevere e memorizzare dai processi di workflow dati relativi ai processi stessi

Il modulo Workfolow permette di definire i percorsi di elaborazione attraverso cui il documento deve passare:

• riduzione dei costi di gestione dei processi
• miglioramento dei servizi erogati
• miglioramento condizioni di lavoro

Conservazione sostitutiva

E’ la modalità che permette di archiviare tutti i documenti fiscalmente rilevanti su supporti di immagini, in sostituzione della carta, secondo la normativa e le direttive AIPA e CNIPA.
Il software permette di eseguire tutti gli adempimenti tecnici e giuridici previste dalle normative vigenti in materia sostitutiva con un continuo aggiornamento delle norme.
Le operazioni fondamentali :

• Selezionare lotti di documenti dal sistema MyDOCS per avviarli alla procedura di conservazione;
• Elaborare i lotti documentali, apponendo infine la firma digitale del responsabile della conservazione e la marca temporale al lotto;
• Produrre tutti i file di controllo ed eccezione previsti dalle norme vigenti;
• Preparare il package finale pronto alla masterizzazione di CD o DVD;
• Effettuare la procedura di “Esibizione a norma” dei documenti, così come previsto dalle normative.

Accedi al servizio
Accedi all'area demo

[torna a MyDOCS]